Päivitetty 1.11.2021.
Rekisterin nimi
Henkilötietorekisteri hahmottamisen kuntoutuksen (HAHKU) hankkeessa 2018-2024.
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä
Niilo Mäki -säätiö, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto
puh. 010 229 2990, Y-tunnus 0920779-6.
s-posti: tietosuoja@nmi.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Suvi Ylönen, projektikoordinaattori, suvi.ylonen@nmi.fi, 040 665 1104
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
HAHKU-hankkeessa tuotetaan hahmottamishäiriöisten toimintakyvyn tukemiseen tarkoitettu verkkopohjainen oppimisympäristö sekä mobiilisovellus tai muu responsiivinen materiaali ja koulutetaan yhteistyönä yhteistyöjärjestöjen kanssa kokemusosaajaverkosto toimintakykyä tukevan harjoittelun ohjaajiksi. Lisäksi hankkeessa koulutetaan 2. asteen ammattilaisia (opettajat, koulupsykologit, kuraattorit, opinto-ohjaajat ja erityisopettajat) hahmottamisen kysymyksissä.
HAHKU-hankkeessa käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hankkeen asiakasviestintä ja hankkeen toiminnasta sekä alan tutkimuksesta tiedottaminen. Lisäksi henkilötietoja käsitellään Hahmola-oppimisympäristön ylläpidossa, mobiilisovelluksen tai muun responsiivisen materiaalin ylläpidossa sekä tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisissa (esim. EDUCA, Hyvä Alku). Näiden lisäksi henkilötietoja käsitellään hankkeen yhteydessä toteutettavien opinnäytetöiden tutkimusluvissa.
Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät ovat sopimussuhteessa Niilo Mäki -säätiöön. Hankkeessa mahdollisesti mukana olevien opiskelijoiden ja/tai harjoittelijoiden kanssa laaditaan erilliset salassapitosopimukset rekisterinpitäjän kanssa ja he ovat rinnastettavissa rekisterinpitäjän henkilökuntaan. Vastuut ja velvollisuudet on käyty läpi kaikkien henkilötietoja käsittelevien työntekijöiden kanssa.
Henkilötietorekisteri ei ole hankkeen yhteistyökumppaneiden käytössä. Kolmannet tahot eivät käsittele henkilötietorekisteriä eikä tietoja luovuteta muualle. Henkilötietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Miten ja mitä henkilötietoja kerätään
Henkilötietoja kerätään hankkeen toiminnasta ja sisällöistä kiinnostuneilta sekä koulutuksiin ja harjoitussivuston käyttöön osallistuvilta henkilöiltä. Lisäksi henkilötietoja kerätään opinnäytetöihin liittyviin kohdennettuihin tutkimuslupiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus (EU 679/2016, 6 tai 9 artikla). Tiedot kerätään asianosaisilta itseltään sähköpostilla, puhelimitse, tapaamisissa ja/tai tapahtumien yhteydessä. Voit perua suostumuksesi milloin vain syytä ilmoittamatta (ks. kohta rekisteröidyn oikeudet).
Hankkeella on käytössä yksi henkilötietorekisteri, johon liitetään henkilötiedot seuraavilta tiedonkeruulomakkeilta:
- Yhteydenottolomake hahku.fi-sivulla: nimi, sähköposti, mahdolliset vapaavalintaiset tiedot viestikentässä.
- Hahmola-oppimisympäristön rekisteröitymislomake: nimi, sähköposti sekä vapaavalintaisesti asuinpaikkakunta
- Koulutusten ja tapahtumien osallistumis- ja palautelomakkeet: nimi, sukupuoli, ikä, sähköposti, puhelinnumero, asuinpaikkakunta, työpaikka, ammatti, erityisruokavalio. Osallistujista voidaan myös luoda sähköpostilista.
- Tutkimuslupa: nimi, sähköposti, puhelin, asuinpaikkakunta, syntymävuosi, sukupuoli, ammattinimike sekä työkokemus vuosina. Tutkimusluvassa kysytään lisäksi suostumista yhteystietojen käyttöön tutkimusaineiston käsittelijöille, haluaako osallistua haastatteluun sekä antaako luvan tehtävien luovuttamisesta tutkimuskäyttöön ja millä tavalla.
- Uutiskirjeen sähköpostilistalle liittyminen -lomake: nimi ja sähköpostiosoite, (paikkakunta, edustamasi taho, ikähaarukka)
- Mobiilisovellus tai muu responsiivinen materiaali: nimi ja sähköpostiosoite, ikä, paikkakunta
Henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä ei tehdä. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin poimia rekisteröityjä kohdennettuun tiedotukseen sen mukaan, millaisista koulutuksista tai hankkeen toiminnasta henkilö on ollut kiinnostunut.
Henkilötietorekisterijärjestelmän suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.
Henkilötietojen säilyttäminen ja arkistointi
Rekisteriä säilytetään Niilo Mäki -säätiön toimitiloissa ja palvelimilla Suomessa, kunnes hanke tai tutkimus on päättynyt, tai kunnes tulosten todentaminen tai julkaisija sitä edellyttää. Säilyttämisen jälkeen henkilörekisteri hävitetään viimeistään 6 kk kuluessa, eikä sitä arkistoida pitkäaikaissäilytykseen.
Mahdollinen tutkimusaineisto anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään, kun säilyttämiselle ei ole enää em. kohdan mukaisia perusteita.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä Niilo Mäki -säätiön henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeella osoitteessa: https://www.nmi.fi/tietosuoja
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Peruminen tehdään sähköpostilla osoitteeseen mika.haapoja@nmi.fi, puhelimitse numeroon 044 9784365.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. (lue lisää: https://tietosuoja.fi/etusivu).
Muutokset tietosuojailmoitukseen
Pidätämme oikeudet muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Tietosuojailmoitus on päivitetty 1.11.2021:
- Rekisterin nimi päivitetty kattamaan hankkeen jatko vuoteen 2024
- Rekisterin yhteyshenkilöt päivitetty
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus -kohtaan lisätty “mobiilisovellus tai muu responsiivinen materiaali”
- Miten ja mitä henkilötietoja kerätään -kohdassa täsmennetty kohdat 1 ja 3 sekä lisätty uusina kohdat 5 ja 6