Jotta organisaation työkulttuurissa saadaan aikaan asennemuutos, tarvitaan tietoista toimintaa sen eteen, että digitaalisen saavutettavuuden tärkeys tunnistetaan ja halutaan ottaa osaksi organisaation toimintaa. Muutosta ei ole se, että tehdään projekti, esimerkiksi koulutus tai verkkojulkaisu, valmiiksi ja pohditaan jälkikäteen, tuliko siitä saavutettava. Saavutettavuudesta tulee huolehtia ensimmäisistä askelista alkaen. Muutosjohtaminen on systemaattista toimintaa, jolla pyritään toteuttamaan tavoiteltu muutos. Organisaation muutoskyvyn isoin haaste ovat ihmiset, mutta he ovat myös isoin muutosvoima. Muutos voidaan myös kokea hyödyllisenä, mutta joitain sen osia ei pidetä toivottavina. Muutosvastarinta on muutoksen tai sen suunnittelun vastustusta.
Muutosvastarinnan takana on yleensä seuraavanlaisia syitä:
- Aiemmat kokemukset
- Erimielisyys sisällöistä
- Luottamuksen puute
- Tiedon puute
- Epäusko muutoksen hyödyllisyyteen ja/tai onnistumiseen
- Turvattomuuden tunne
- Haluttomuus ponnistella tai oppia uutta
- Haluttomuus luopua nykytilasta
Muutoksen onnistumisen kannalta muutostahdon luominen on erityisen tärkeää. Avoin keskustelu, kyseenalaistaminen ja ristiriitojen salliminen ovat työkaluja, joilla muutostahtoa voidaan lähteä ruokkimaan. Uudet näkökulmat ja ideat myös sitouttavat muutoksen toteuttamiseen. Myös tiedon jakamisella on merkitystä – tieto siitä mitä tehdään, miksi tehdään ja missä vaiheessa prosessia ollaan helpottavat muutosvastarintaa. Muita keskeisiä onnistumisen avaimia ovat henkilöstön osaamisen vahvistaminen (koulutus), läpinäkyvä viestintä ja henkilöstön osallistaminen.
John Kotter on kuvannut muutosjohtamista prosessina, jossa on kahdeksan askelta. Onnistunut muutos toteutuu, kun johtaja käy nämä vaiheet läpi henkilöstön kanssa:
- Luo käsitys muutoksen tarpeellisuudesta. Auta henkilöstöä ymmärtämään syyt, miksi muutos on välttämätön tai hyödyllinen, sillä muutoin henkilöstö ei pysty sitoutumaan muutokseen. Ole rehellinen ja avoin – se luo sitoutumista.
- Muodosta muutostiimi. Kukaan ei vie muutosta läpi yksin – perusta siis muutostyötä tukeva ryhmä, joka ottaa vastuuta muutoksesta, tsemppaa muita ja toteuttaa tarvittavia toimenpiteitä. Valitse avainhenkilöitä ja sellaisia henkilöitä, jotka voivat vaikuttaa organisaation muihin jäseniin positiivisesti.
- Selvennä muutosvisio. Selkeytä päämäärä ja tavoitteet, joihin pyritään. Määrittele myös arvot ja niitä noudatteleva strategia, jossa on välietappeja arviointia varten. Vision, arvojen ja keinojen tulee olla helposti muistettavia.
- Kommunikoi muutosvisio. Visio ja muutokseen johtavat toimenpiteet eivät saa unohtua, jotta henkilöstön huomio pysyy tarvittavissa toimenpiteissä. Tähän tarvitaan selkeää ja tehokasta viestintää, “puhu muutos todeksi”.
- Raivaa esteet muutoksen tieltä. Pyri tunnistamaan muutoksen toteutumista haittaavat esteet ja pyri vähentämään niitä. Näitä voivat olla mm. rakenteet, prosessit, muutosvastarinta tai resurssit. Varmista, että johtajat ovat muutoksen takana. Sitouta henkilöstö mukaan muutokseen valtuuttamalla heitä suunnitteluun ja toteutukseen.
- Mahdollista lyhyen aikavälin onnistumiset. Muutos on matka ja matkan onnistumiseksi tarvitaan positiivista palautetta ja onnistumisia. Mahdollista tämä pilkkomalla muutos pienempiin kokonaisuuksiin, jotka määritellään välitavoitteiden kautta. Tuo onnistumiset ja edistysaskeleet näkyviksi. Onnistumisia tulee myös palkita.
- Vakiinnuta muutos. Muutoksen onnistuminen ja vakiinnuttaminen vie kauan. Muutoksen edellyttävää ajattelua ja toimintaa tulee vahvistaa myös sen jälkeen, kun muutostavoite näyttää saavutetulta. Lopputulosta tulee arvioida kriittisesti ja kehittämistä jatkaa tarpeen mukaan. Uudet toimintatavat otetaan käyttöön esimerkiksi valmentamalla, kannustamalla, palkitsemalla ja tarvittaessa valvomalla.
- Juurruta muutos organisaatioon. Kun tavoiteltu muutos on luonnollinen osa organisaation toimintaa, on muutos juurtunut. Tähän tarvitaan aikaa, asioiden toistamista, vahvistamista ja positiivisia kokemuksia.
Lataa myös johtamisen tarkistuslista alapuolelta!